CASO “O Departamento de Contas a Pagar da Ford”
Pressionada pela forte concorrência japonesa, a Ford Motor Company tinha um sério problema: muitas gorduras para cortar. No seu Departamento de Contas a Pagar (DCP), cerca de 500 funcionários se engalfinhavam com um mar de papelório para resolver pendências e pagar os fornecedores. Um total de 14 itens de uma variedade de fontes – registros de recebimentos, ordem de compras, faturas etc – tinha de ser conferido e casado. Um simples atraso de qualquer documento significava horas e horas para achar a informação correta, atrasos nos pagamentos e fornecedores raivosos. O processo era convencional. O Departamento de Compras (DC) enviava um pedido de compra (PC) ao fornecedor, com cópia para o DCP. Quando o material enviado pelo fornecedor chegava na recepção da Ford, um funcionário preenchia o formulário descrevendo o material recebido e o enviava ao DCP. Enquanto isso, o fornecedor enviava ao DCP a fatura correspondente. A partir daí, o DCP tinha de conciliar três documentos: o PC, o formulário de recebimento e a fatura do fornecedor. Em 80% dos casos, a conciliação era possível e o DCP emitia o pagamento ao fornecedor. Mas 20% dos casos proporcionavam verdadeira confusão que tomava o tempo de todo mundo. A Ford resolveu implantar um sofisticado e caro sistema computadorizado para agilizar o processo e obteve uma redução de 20% do pessoal. A euforia durou até que os administradores da Ford foram visitar a Mazda japonesa, da qual a Ford estava adquirindo parte do capital. Pasme: a Mazda tinha apenas cinco funcionários para lidar com o Departamento de Contas a Pagar. Ali tudo fluía tranqüilamente. A Ford resolveu fazer uma reengenharia de todo o processo de pagamento aos fornecedores. Com a reengenharia, tudo ficou diferente. A fatura e os três documentos foram eliminados. O papelório foi substituído por um processo ágil, simples e rápido em que a verificação e o controle são feitos diretamente por computador. O computador do DC emite um pedido ao fornecedor e informa em um banco de dados on-line. Ao receber o material, a recepção verifica a compra pendente no banco de dados. Se corresponde, aperta uma tecla para informar a chegada do material e o computador emitirá automaticamente o cheque ao fornecedor no prazo previsto. Se não, a recepção devolve o material ao fornecedor. Na verdade, o redesenho do processo quase eliminou a necessidade do DCP. Esse ficou com apenas 5% do pessoal que tinha antes.
Questões:Como era o Departamento de Contas a Pagar antes da reengenharia?
Como ficou depois, sob o ponto de vista do modelo burocrático?
Em sua opinião, o que é reengenharia?
Qual é a sua opinião sobre a necessidade de papéis e documentos?
Quais seriam outras alternativas para agilizar uma empresa burocratizada?
Referência: CHIAVENATO, I. Introdução à Teoria Geral da Administração. 7. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2003, p. 282.
Pressionada pela forte concorrência japonesa, a Ford Motor Company tinha um sério problema: muitas gorduras para cortar. No seu Departamento de Contas a Pagar (DCP), cerca de 500 funcionários se engalfinhavam com um mar de papelório para resolver pendências e pagar os fornecedores. Um total de 14 itens de uma variedade de fontes – registros de recebimentos, ordem de compras, faturas etc – tinha de ser conferido e casado. Um simples atraso de qualquer documento significava horas e horas para achar a informação correta, atrasos nos pagamentos e fornecedores raivosos. O processo era convencional. O Departamento de Compras (DC) enviava um pedido de compra (PC) ao fornecedor, com cópia para o DCP. Quando o material enviado pelo fornecedor chegava na recepção da Ford, um funcionário preenchia o formulário descrevendo o material recebido e o enviava ao DCP. Enquanto isso, o fornecedor enviava ao DCP a fatura correspondente. A partir daí, o DCP tinha de conciliar três documentos: o PC, o formulário de recebimento e a fatura do fornecedor. Em 80% dos casos, a conciliação era possível e o DCP emitia o pagamento ao fornecedor. Mas 20% dos casos proporcionavam verdadeira confusão que tomava o tempo de todo mundo. A Ford resolveu implantar um sofisticado e caro sistema computadorizado para agilizar o processo e obteve uma redução de 20% do pessoal. A euforia durou até que os administradores da Ford foram visitar a Mazda japonesa, da qual a Ford estava adquirindo parte do capital. Pasme: a Mazda tinha apenas cinco funcionários para lidar com o Departamento de Contas a Pagar. Ali tudo fluía tranqüilamente. A Ford resolveu fazer uma reengenharia de todo o processo de pagamento aos fornecedores. Com a reengenharia, tudo ficou diferente. A fatura e os três documentos foram eliminados. O papelório foi substituído por um processo ágil, simples e rápido em que a verificação e o controle são feitos diretamente por computador. O computador do DC emite um pedido ao fornecedor e informa em um banco de dados on-line. Ao receber o material, a recepção verifica a compra pendente no banco de dados. Se corresponde, aperta uma tecla para informar a chegada do material e o computador emitirá automaticamente o cheque ao fornecedor no prazo previsto. Se não, a recepção devolve o material ao fornecedor. Na verdade, o redesenho do processo quase eliminou a necessidade do DCP. Esse ficou com apenas 5% do pessoal que tinha antes.
Questões:Como era o Departamento de Contas a Pagar antes da reengenharia?
Como ficou depois, sob o ponto de vista do modelo burocrático?
Em sua opinião, o que é reengenharia?
Qual é a sua opinião sobre a necessidade de papéis e documentos?
Quais seriam outras alternativas para agilizar uma empresa burocratizada?
Referência: CHIAVENATO, I. Introdução à Teoria Geral da Administração. 7. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2003, p. 282.
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